Sistemas de gestión documental en la empresa

DURACIÓN DEL CURSO: 50 horas

OBJETIVOS

  • Se informa de las novedades tecnológicas sobre gestión documental que afectan a la organización de la oficina y en qué consiste la transformación digital.
  • Se muestran las características básicas de un software de gestión documental, los consejos para saber elegir cuál es el más conveniente según qué empresa, se citan los programas más utilizados en la actualidad y sus funcionalidades.
  • Se indican las definiciones y vocabulario más técnico que el alumno debe conocer para trabajar en este contexto.
  • Se da a conocer la normativa actual, junto con el funcionamiento de la administración electrónica española que actualmente está trabajando a nivel oficial y también implicando a empresas privadas.
  • Se introduce al alumno en la teoría del archivo y del documento, detallando cuestiones como su definición, origen, clasificación y ordenación.
  • Se muestran las técnicas de archivo y cómo llevarlas a la práctica.
  • Se ofrecen consejos para archivar y realizar una correcta gestión documental.
  • Se enseña a configurar un gestor documental.

CONTENIDOS

TEMA 1: LA EMPRESA Y LA DIGITALIZACIÓN

  • La organización en la oficina
  • La transformación digital
  • El programa de gestión documental
  • Seguridad y conservación documental

TEMA 2: SISTEMAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL

  • Características y costes
  • Ventajas e inconvenientes
  • Gestores documentales por sectores
  • Tipos de software
  • Google Workspace
  • Share Point 2019
  • Alfresco Software
  • OpenText
  • Protección de datos RGPD
  • Gestión de la calidad
  • Seguridad del software
  • Gestión documental en la nube

TEMA 3: LA E-ADMINISTRACIÓN ESPAÑOLA

  • Las Normas ISO
  • La e-administración española
  • Organismos oficiales

TEMA 4: LOS ARCHIVOS

  • Concepto y funciones del archivo
  • Clasificación de los archivos
  • Archivo físico
  • Archivo electrónico

TEMA 5 LOS DOCUMENTOS

  • Concepto, clasificación y ordenación
  • Unidades documentales y legajos
  • Ciclo de vida de los documentos
  • El registro

TEMA 6 LA GESTIÓN DOCUMENTAL

  • La gestión documental
  • La gestión de la correspondencia
  • Técnicas de archivo
  • Consejos prácticos para archivar
  • Configurar un gestor documental

ANEXO

  • Glosario de términos
  • Normativa vigente
  • Bibliografía